9 Awgrymiadau ar gyfer Cyfarfodydd Effeithiol Ar-lein

Yn ddiweddar rydym yn ysgrifennu erthygl poblogaidd ar sut i gael cyfarfodydd effeithiol. Mae rhai pobl sylw at y ffaith bod cyfarfodydd ar-lein yn gofyn am set arbennig o sgiliau, a gall fod yn anodd i ddilyn yr un cyngor a roddodd i ni ar gyfer cyfarfodydd yn-person. Gyda chymaint o bobl yn gweithio gartref, roedd yn ymddangos fel syniad da i fynd i'r afael y mathau hyn o gyfarfodydd. Ers i mi yn gweithio yn bennaf o gartref, canran dda o fy nghyfarfodydd yn cael eu gwneud gan ddefnyddio fideo-gynadledda a rhannu sgrin. Ar ôl gwneud hyn am nifer o flynyddoedd, dyma rai o'r awgrymiadau byddwn i'n ei gynnig i bobl sy'n dechrau gwneud cyfarfodydd ar-lein.

Canolbwyntio 1. Aros

Mae'n hawdd cael canolbwyntio ar y ffordd neu ceisiwch aml-dasg pan fyddwch mewn cyfarfod ar-lein. Peidiwch â gwneud hyn. Yn enwedig os ydych ar fideo, aros yn canolbwyntio ar y cyfarfod a pheidiwch â gadael eich ci neu blant yn dod i mewn i'r swyddfa neu arddangos i fyny ar y camera. Os ydych yn gorfforol mewn cyfarfod, mae eich presenoldeb yn rhoi rhywfaint o "pwyntiau" ar gyfer astudrwydd, hyd yn oed os ydych yn doodling neu'n chwilio allan y ffenest i chi. Gyda chyfarfod ar-lein, gall hyd yn oed ychydig bach iawn o dynnu sylw yn gwneud i chi edrych fel nad ydych yn talu unrhyw sylw o gwbl.

Rwyf wedi gwneud cynadleddau fideo lle mae un unigolyn a gedwir cael torri ar draws neu canolbwyntio ar y ffordd gyda galwadau ffôn eraill, ac ati Ar cynhadledd fideo, mae'n dod ar draws fel 10 gwaith yn fwy amhroffesiynol nag yn bersonol.

2. Cael y dechnoleg gywir

Tybiwch fod y dechnoleg yn mynd i fod yn broblem ac yn rhoi opsiynau lluosog a digon o amser i gael popeth yn iawn eich hun. Dyma rai pethau i'w hystyried yn ei wneud:

Ailgychwyn eich cyfrifiadur o flaen amser. Os oes angen i ailgychwyn eich cyfrifiadur i gadw rhag cael boddi yn achlysurol, yn gwneud hyn cyn y cyfarfod. Nid ydych am i orfodi pawb i aros wrth i chi ailgychwyn eich peiriant.

Cysylltu 10 i 15 munud yn gynnar. Os oes unrhyw faterion, rydych am wneud yn siwr eich bod yn gwybod amdanynt ymlaen llaw. Mae hyn yn arbennig o wir os ydych yn defnyddio system gynadledda ar y we eich bod yn gyfarwydd â hwy. Efallai y bydd yn gromlin ddysgu bach a gallai fod rhai offer y mae angen eu llwytho i lawr a'u gosod.

Cael gwybodaeth cysylltiad amgen sydd ar gael. Mae llawer o atebion cynadledda we yn eich galluogi i ddefnyddio sain dros eich cyfrifiadur neu dros y ffôn. Gwnewch yn siŵr bod gennych yr wybodaeth mae angen i chi gysylltu ddwy ffordd. Os yw problemau cysylltiad yn gwneud eich delwedd fideo yn herciog ychydig, nid yw'n llawer fawr, ond os na all pobl yn deall beth yr ydych yn ei ddweud, ni fyddwch yn gallu cyfrannu.

Gwnewch yn siwr nad yw eich cysylltiad rhyngrwyd yn mynd i gael ei dirlawn. Peidiwch â cheisio gwneud cynhadledd fideo tra bod rhywun arall yn ceisio lwytho DVD cyfan o ddata. Yn y rhan fwyaf o leoedd, mae'r cyflymder llwytho i fyny yn eich dagfa, ond mae'n gweithio ddwy ffordd. Llais yn arbennig o sensitif i eich cyflymder cysylltiad, felly os oes gennych broblemau, ceisiwch ddefnyddio ffôn ar gyfer y cysylltiad llais, felly, ar yr union leiaf, gallwch glywed a chael gwrandawiad yn glir.

Fod â chysylltiad wrth gefn y gallwch yn hawdd newid i. Os ydych yn gwneud llawer o fideo-gynadledda o gartref, mae'n fwy na thebyg yn werth yr ymdrech i gael cysylltiad rhyngrwyd wrth gefn. Mewn llawer o leoedd, gallwch gael llinell DSL am $ 15 i $ 30 y mis. Fodd bynnag, nid yw ond yn ddefnyddiol os ydych yn gwybod sut i newid i yn gyflym rhag ofn rhywbeth yn mynd i lawr.

Cau i lawr rhaglenni eraill. Peidiwch â cheisio gwneud cynhadledd fideo tra bod eich cais yn golygu fideo neu griw o ffeiliau Photoshop enfawr ar agor. Rhaglenni Close nid oes angen i chi. Bydd hyn yn lleihau'r siawns o eich chwilfriwio cyfrifiadur ac yn cynyddu'r adnoddau sydd ar gael ar gyfer gwneud y gynhadledd fideo.

Defnyddiwch UPS. Nid ydych am i gael eu bwrw oddi ar lein os yw'r pŵer anffawd i ffwrdd ac yn ôl ar. Gwnewch yn siŵr eich bod wedi eich cadwyn cyfathrebu gyfan fachog i fyny at batri wrth gefn. Os yw eich cyfrifiadur ar batri wrth gefn, ond nid yw eich modem cebl yn, mae gennych gyswllt gwan os bydd y pŵer yn mynd allan.

3. Dilyn i fyny gyda chrynodeb e-bost

Mewn cyfarfod go iawn, rhai o rannau gwerthfawr yn digwydd ar ôl y cyfarfod i ben. Mae pobl yn siarad am yr hyn y maent yn mynd i'w wneud, egluro ymrwymiadau, ac ati Ceisiwch ail-greu'r hyn os gallwch. Anfon e-bost crynodeb o'r hyn y penderfyniadau'n cael eu gwneud ac sydd wedi ymrwymo i hyn a fydd yn helpu i wneud yn siŵr nad oes unrhyw gamddealltwriaeth ac yn helpu i greu cofnod y gall pawb ei ddefnyddio.

4. Dadlau gwrtais

Fel Brian yn nodi, efallai dadlau fod yn dda ar gyfer cyfarfodydd, ond ni allwch ddadlau yr un ffordd dros cynhadledd fideo ag y gallwch yn berson heb fod yn jerk. Dylech barhau i ddadlau. Fel yr ydym wedi dweud, mae'r rhan fwyaf pwysig o gyfarfod yn gweithio trwy anghytundebau a meshing syniadau. Still, mae'n rhaid i chi fod yn ofalus i fod yn gwrtais ers i chi o dan anfantais pan ddaw'n fater o gyfathrebu di-eiriau. Nid yw eich iaith gorfforol ac ystum yn mynd i gyfleu yn ogystal drwy'r camera fideo fel y maent yn ei wneud yn bersonol, felly y ffordd rydych yn dweud pethau yn dod yn llawer mwy pwysig.

Dyma rai ffyrdd i ddadlau yn gwrtais:

Datgan safbwynt yr unigolyn arall gydag empathi. Mae hyn yn helpu dangos eich bod yn deall yr hyn y maent yn ei ddweud. Ychwanegu ymadroddion fel "Rwy'n gweld pam rydych yn credu bod hyn yn bwysig" a "Rwy'n gallu gweld gwerth yn hyn o safbwynt XYZ." Yn dangos eich bod yn deall safbwynt a rhywun pwysigrwydd eu sefyllfa yn ffordd werthfawr iawn o'u cael nhw i ddeall eich safbwynt am ei fod yn eu cadw rhag bod yn amddiffynnol.

Arhoswch yn canolbwyntio ar nad yw'r ddyroddiad y bobl. Byddwch yn ofalus iawn i beidio â gwneud unrhyw beth a fyddai'n edrych fel ymosodiad personol.

Arhoswch i ddatgan eich sefyllfa. Peidiwch â dechrau siarad gyda syniad llunio hanner. Nid yw'n afresymol i ysgrifennu ychydig o eiriau yn amlinellu eich dadl cyn i chi ddechrau siarad. Cofiwch, rydych o dan anfantais cyfathrebu di-eiriau, felly mae'n rhaid eich cyfathrebu ar lafar yn grisial argyhoeddiadol glir ac ychwanegol.

Mynd i'r afael ag unrhyw elyniaeth, hyd yn oed os yw'n mân. Dweud pethau fel, "Rwy'n gwybod eich bod yn teimlo'n gryf am hyn ac yr wyf yn gwerthfawrogi eich brwdfrydedd" Gall helpu i gadw pethau yn canolbwyntio ar y syniadau a helpu i gelyniaeth gwasgaredig rhwng unigolion.

Cynlluniwch ymlaen llaw. Os ydych yn gwybod rhywfaint o drafodaeth yn debygol o ddod yn ddadleuol, cynlluniwch o flaen llaw. Os ydych yn gwybod y gall Joe yn gwylltio am eich syniad, ond Susan ei gefnogi, yn siarad â Susan o flaen amser. Efallai nad ydych yn gallu ddwy ran presennol eich swydd fel Joe yn canolbwyntio ar un person. Efallai y gall Susan cyflwyno'r syniad oherwydd bod ganddi berthynas weithio well gyda Joe a bydd yn yr un ystafell ag ef, felly nad yw hi yn y anfantais cyfathrebu di-eiriau.

Dilyn i fyny gyda phobl ar y ffôn. Gall galwad ffôn cyflym i ychydig o bobl ar ôl y cyfarfod fod yn werthfawr i helpu i wneud yn siŵr nad oes unrhyw deimladau caled. Gall hyn helpu i ailadrodd rhai o'r rhyngweithiadau sy'n digwydd ar ôl cyfarfod yn-person yn digwydd wrth i bobl fynd yn ôl at eu desgiau.

5. Dewch a baratowyd

Gwnewch yn siŵr eich bod wedi popeth a baratowyd cyn y cyfarfod. Bydd fideo-gynadledda yn tueddu i chwyddo unrhyw diffyg paratoi ar eich rhan, felly gwnewch yn siŵr eich bod yn cael unrhyw ddogfennau neu ffeiliau lle gallwch yn hawdd eu cael heb orfod edrych o gwmpas. Mewn bywyd go iawn, yn pwyso drosodd i edrych yn eich bag dogfennau efallai na fydd yn beth mawr, ond os byddwch yn diflannu o'r sgrin i gael rhywbeth, gall wneud i chi edrych fel nad oeddech yn gwneud eich gwaith paratoi. Mae'r rhan fwyaf o'r amser, nad ydych am i ddiflannu oddi ar y sgrin os gallwch chi helpu.

6. Edrych i mewn i'r camera

Mae'r systemau cynadledda fideo gorau yn gadael i chi edrych ar bobl tra'n edrych yn uniongyrchol i mewn i'r camera. Gwnewch eich gorau i osod eich camera fideo gyda hyn mewn golwg. Os ydych yn chwilio ar y chwith yn y ddelwedd o bobl eraill a'r camera fideo ar y dde, mae'n edrych yn debyg eich bod yn jyst syllu i ffwrdd i'r ochr. Os na allwch weld y ddau, fel arfer mae'n syniad da i edrych ar eich camera er mwyn rhoi i bawb ar y llaw arall, cysylltwch â diwedd llygad. Os yw eich sgrîn yn dangos i chi rhagolwg o'ch delwedd ceisiwch osod y camera a ffenestr felly mae'n edrych yn debyg eich bod yn chwilio eich hun yn y llygad.

7. Glân, cefndir di-tynnu sylw

Byddwch yn ymwybodol iawn o'r hyn sydd yn y cefndir tu ôl i chi neu ar eich desg o'ch blaen. Rhowch gynnig ar gadw eich swydd fel lân ac annibendod rhydd ag y bo modd. Byddwch yn ofalus iawn am gael pobl yn cerdded y tu ôl i chi. Gall fod yn tynnu sylw, edrych yn amhroffesiynol ac efallai y byddant yn y pen draw yn gwneud rhywbeth embaras. Rhaglenni newyddion yn hoffi i ddangos eu holl ddadansoddwyr yn gweithio'n galed y tu ôl iddynt ar eu cyfrifiaduron. Dangosodd darllediad newyddion ariannol diweddar gweithiwr yn edrych ar luniau swimsuit ar ei monitor yn y cefndir. Yn ddelfrydol, rydych am eich desg lleoli fel na all pobl gerdded y tu ôl i chi. Os ydych yn gweithio yn y cartref, nad ydych am un o'ch plant yn rhedeg o gwmpas yn y cefndir.

8. Defnyddio camera da

Er y gall y camera adeiledig mewn ar eich gliniadur yn gweithio, mae'n debyg y byddwch yn cael gwell ansawdd gyda chamera allanol. Rwy'n defnyddio camcorder DV hooked i mewn i fy cyfrifiadur gyda firewire ac mae'n cynhyrchu canlyniadau iawn 'n glws. Efallai y bydd o fudd i chi gymryd peth amser i ddeall sut gwyn cydbwysedd yn gweithio ar eich camera. Rwyf wedi gwneud rhai cyfarfodydd ar-lein gyda phobl sy'n edrych fel eu bod yn unig treuliodd 10 awr mewn gwely lliw haul oherwydd bod eu camera yn gwneud arlliwiau croen yn edrych yn goch llachar. Er nad yw'n llawer fawr, y mwyaf proffesiynol y gallwch edrych, y gorau. Nodwedd arall Rwy'n hoffi am fy camera yn y chwyddo rheoli o bell. Mae hyn yn ei gwneud yn haws i mi fframio'r llun heb orfod cyrraedd ar gyfer y camera neu adael y ddelwedd.

Sicrhewch fod gennych ddigon o olau. Os yw eich camera wedi adeiladwyd yn ysgafn, ceisiwch droi ymlaen. Gall agor y cysgod neu droi ar lamp arall wneud gwahaniaeth mawr yn y modd y dda eich delwedd yn edrych i'r mynychwyr eraill.

9. End ar amser

Rydych am bobl ddangos i fyny ar amser ar gyfer eich cyfarfod pwysig. Mae angen i chi roi'r un lefel o barch a diwedd iddynt pan fyddwch yn dweud y byddwch yn dod i ben. Os ydych yn cadw ar ben y rhestr amser eich agenda, ni ddylid dod i ben ar amser fod yn rhy anodd ac sy'n dod i ben yn gynnar bob amser yn beth da, hefyd.