Tps ar gyfer cyfarfodydd pellter da
Apr 23, 2019
Awgrymiadau ar gyfer cyfarfodydd pellter da
Mae cyfarfodydd pellter yn arbed amser ac yn cynhyrchu canlyniadau cyflymach
Dyma rai o fanteision cyfarfodydd pellter:
• Lleihau neu ddileu costau teithio
• Cynyddu effeithlonrwydd cwmnïau - mae amser teithio yn dod yn amser gwaith
• Lleihau lefelau straen ymhlith cyflogeion - cydbwysedd bywyd a gwaith
• Yn syml ac yn ddigymell
• Gyfeillgar i'r amgylchedd
Awgrymiadau ar gyfer tele-gynadleddau da
Paratoi (os ydych chi'n cadeirio cyfarfod)
Pwrpas. Bod â phwrpas clir ar gyfer y cyfarfod a'r hyn yr ydych yn ei ddisgwyl gan y cyfranogwyr. A yw'n gyfarfod ar gyfer gwybodaeth, trafodaeth neu benderfyniad?
• Pobl iawn. Gwahoddwch y bobl iawn, pobl sy'n ychwanegu rhywbeth at y cyfarfod ac yn cael rhywbeth allan ohono.
• Darlleniadau gofynnol. Anfonwch y darlleniadau gofynnol at y cyfranogwyr a sylw personol i bob un o'r cyfranogwyr ar yr hyn a ddisgwylir ganddynt. A ydynt yn debyg o ddod â gwybodaeth benodol i'r cyfarfod neu esbonio rhywbeth yn benodol.
• Agenda glir. Anfonwch agenda a rhestr o gyfranogwyr mewn da bryd cyn y cyfarfod.
• Hysbysu. Esbonio sut i ymuno â'r cyfarfod (rhif ffôn ac unrhyw god PIN) neu a fydd galwad yn cael ei gwneud i'r cyfranogwr.
• Prawf. Cyn arwain eich cyfarfod cyntaf, rhowch gynnig ar wneud ychydig o alwadau prawf a rhoi cynnig ar y gwahanol swyddogaethau. Efallai y bydd angen gorchymyn arbennig ar eich switsfwrdd i ffonio sawl parti - holwch eich rheolwr teleffoni.
• Dogfennaeth. Sut fydd y cyfarfod yn cael ei gofnodi? Mae'n syniad da defnyddio'r nodwedd recordio.
• Cadwch hi'n syml. Os yw'r cyfarfod yn un sy'n digwydd dro ar ôl tro, ychwanegwch y cyfranogwyr fel grŵp yn y canllaw cynhadledd neu ychwanegwch gysylltiadau unigol i'r llyfr ffôn.
• Dechrau a gorffen ar amser. Dechreuwch y cyfarfod bob amser ar yr amser penodedig, hyd yn oed os oes cyfranogwyr ar goll.
(Cynlluniwch ar gyfer egwyl fer os oes angen ymestyn y cyfarfod).
• Dilyn a dilyn ymlaen. Crynhowch, dilynwch ac anfonwch nodiadau cyfarfodydd yn syth ar ôl y cyfarfod. [Gosodwch derfynau amser a gadewch i bawb wybod pwy sy'n gyfrifol am beth].
Yn ystod y cyfarfod (os ydych chi'n cadeirio cyfarfod)
Cyflwyniadau. Croeso a chyflwyno pawb. Mae hyn yn cael dechrau da i'r cyfarfod ac yn sicrhau awyrgylch cynhwysol, hyd yn oed ar gyfer y bobl hynny sydd oddi ar y safle. Os nad yw'r cyfarfod yn fawr iawn (hyd at 10 neu fwy o gyfranogwyr), gofynnwch i'r cyfranogwyr gyflwyno eu hunain yn fyr i gael clust am eu llais. Ceisiwch greu awyrgylch bob amser sy'n rhoi i bobl yr ymdeimlad o eistedd gyda'i gilydd, hyd yn oed y rhai sy'n cymryd rhan mewn lleoliadau eraill.
• Cofnodion. Cymryd nodiadau neu benodi ysgrifennydd sy'n gallu cymryd cofnodion a chael mynediad at y recordiad os gwneir un.
• Agenda. Mae'r person sy'n arwain y cyfarfod yn esbonio beth yw'r cyfarfod a pha mor hir y bydd yn rhedeg ac yn rhoi crynodeb byr o'r agenda.
• Toriadau. Dechreuwch y cyfarfod drwy esbonio rheolau sylfaenol ar gyfer y cyfarfod a beth all fod yn bryderus.
Ni fyddwch yn darllen negeseuon e-bost, yn syrffio ar eich ffôn clyfar, yn gweithio gydag aseiniadau eraill ac ati.
• Gwyliau. Os yw'r cyfarfod yn para am fwy na 45 munud, cymerwch seibiant i ganiatáu i bobl ymestyn eu coesau am 10-15 munud cyn parhau.
• Dod i gytundeb. Cyn symud ymlaen i eitem newydd, holwch y cyfranogwyr amrywiol i weld a oes unrhyw un eisiau dweud unrhyw beth. Mae hyn yn gwneud i bawb deimlo eu bod yn cymryd rhan.
• Deinamig. Rheoli ac ystyried y deinameg yn y grŵp. Gwnewch yn siŵr bod pawb yn cael dweud eu dweud am y mater sy'n cael ei drafod, yn delio â gwrthdaro.
• Eglurwch. Os bydd rhywbeth yn digwydd yn yr ystafell (a allai chwerthin efallai), eglurwch beth sy'n digwydd i unrhyw un sy'n cymryd rhan dros y ffôn i sicrhau bod pawb yn teimlo eu bod wedi'u cynnwys.
• Amser ar gyfer cwestiynau. Neilltuwch amser i ddelio ag unrhyw gwestiynau.
• Cyfarfod newydd. Os oes materion y mae angen mynd ar eu hôl, cytunwch ar amser ar gyfer y cyfarfod nesaf.
Ar ôl y cyfarfod (os ydych chi'n cadeirio cyfarfod)
Dilynwch a dilynwch. Crynhowch, dilynwch ac anfonwch nodiadau cyfarfodydd yn syth ar ôl y cyfarfod. Gosod terfynau amser a gadael i bawb wybod pwy sy'n gyfrifol am beth.
I unrhyw un sy'n cymryd rhan mewn cyfarfod (ar leoliad anghysbell)
• Heddwch a thawelwch. Ceisiwch ddod o hyd fel lle tawel i eistedd ag y bo modd.
• Parciwch i fyny. Os ydych chi'n cymryd rhan o'ch car, parciwch yn ddiogel, ee mewn maes parcio, cyn ymuno â'r cyfarfod.
• Diffoddwch y meicroffon. Os ydych chi'n eistedd rhywle gyda llawer o sŵn cefndir, ee mewn maes awyr neu mewn car neu gaffi, diffoddwch y meicroffon (mud) pan nad ydych yn siarad.
• Byddwch yn barod mewn da bryd. Gwnewch yn siŵr eich bod mewn da bryd i'r cyfarfod roi cyfle i chi siarad â chyfranogwyr eraill cyn i'r cyfarfod ddechrau (yn yr un modd ag y byddai pobl mewn ystafell gynhadledd gyda'i gilydd yn ei wneud).
• Cyflwynwch eich hun. Os oes gennych rywbeth i'w ddweud, gwnewch yn siŵr bod pobl yn adnabod eich llais drwy gyflwyno'ch hun yn gyntaf.
• Rhoi gwybodaeth i bobl. Os ydych chi'n cael eich datgysylltu (derbyniad gwael, ac ati), galwch yn ôl ar unwaith ac, ar foment gyfleus, rhowch wybod i'r cyfranogwyr eraill eich bod wedi bod i ffwrdd am gyfnod.
• Ffocws. Canolbwyntiwch ar y cyfarfod. Peidiwch â darllen e-byst na gwneud pethau eraill yn ystod y cyfarfod.
