Cynghorau ar gyfer eich Cyfarfodydd Busnes

Cynghorau ar gyfer eich Cyfarfodydd Busnes

1. Gwneud cyflwyniad braf

Dechreuwch bob cyfarfod trwy gyflwyno'r holl gyfranogwyr a chyflwynwyr. Pan fydd eich cyflogeion yn gallu rhoi enw a wyneb gyda'i gilydd, maent yn teimlo eu bod yn cael eu cynnwys yn fwy yn y gwaith sy'n cael ei gynnal ac yn teimlo'n rhan o'r tîm. Yn wahanol i alwad cynhadledd ffôn rheolaidd pan nad ydych ond yn gallu clywed y person sy'n siarad, pan fyddwch chi'n cynnal cynhadledd fideo, gallwch chi weld wynebau'r cyfranogwyr eraill. Un o'r manteision ychwanegol o weld ei gilydd yw ei fod yn helpu i leihau nifer yr achosion o bobl sy'n ddamweiniol yn siarad dros ei gilydd, neu beidio â chanfod pwy sy'n siarad ar unrhyw adeg benodol. O ganlyniad, mae cyfarfodydd yn gallu mynd yn llyfn ac yn cadw cyfranogwyr yn cymryd rhan ac yn cyfrannu'n weithredol at y cyfarfod gan gynhadledd fideo Tenveo.

2.Cysylltwch y cyfranogwyr

Ymgysylltu â chyfranogwyr trwy ddefnyddio meddalwedd rhannu sgriniau. Wrth gynnal cyfarfod rhithwir, mae'n hawdd i'r cyfranogwyr barthu allan o'r cyfarfod a chael sylw gan bethau eraill yn eu hamgylchedd. Yn aml, mae hyn yn ganlyniad i ddiffyg gweledol i gyfranogwyr gymryd rhan yn ystod y cyfarfod. Mae cyfarfodydd Zoom yn eich galluogi i rannu gweledol yn hawdd o un cyfarfod sy'n cymryd rhan i un arall er mwyn helpu i roi cyfeiriadau gweledol i bawb eu defnyddio a'u cynnal trwy gydol y cyfarfod. Mae rhannu sgrin yn caniatáu i chi rannu cyflwyniadau PowerPoint, fideos, dogfennau, ac unrhyw beth arall y gallwch chi ei agor ar eich sgrîn gyda chyfranogwyr eraill. Un nodwedd unigryw a gynigir gan Tenveo yw'r defnydd o fwrdd gwyn i rannu gwybodaeth rhwng cyfranogwyr. Mae'r nodwedd hon hefyd yn caniatáu i aelodau'r tîm wneud anodiadau yn ei gwneud hi'n ddelfrydol ar gyfer cofnodi syniadau. Pan fydd eich cyfarfod yn cael ei achub, mae'r anodiadau hyn hefyd yn cael eu cadw a'u bod ar gael yn rhwydd, gan gymryd nodiadau a dogfennu cyfarfod yn awel.

3. Lledaenwch y broses o gyflwyno

Caniatáu i gyfranogwyr lluosog gyflwyno gwybodaeth yn hawdd trwy gydol y cyfarfod. Pan nad yw'ch cyfranogwyr yn gallu rhyngweithio'n hawdd ac ymgysylltu â'i gilydd, gallant gael eu hannog a'u colli diddordeb mewn cymryd rhan yn y cyfarfod. Mae llawer o lwyfannau rhith-gyfarfod yn ei gwneud hi'n anodd pontio o un cyflwynydd i un arall. Mae hyn nid yn unig yn rhwystredig y cyflwynwyr, ond mae hefyd yn ei gwneud hi'n anodd cadw sylw'r cyfranogwyr trwy gydol y cyfarfod. Trwy ddewis llwyfan cyfathrebu unedig sy'n caniatáu i gyflwynwyr rannu gwybodaeth yn hawdd, ni waeth pa leoliad y maent yn ei gyflwyno, caiff y broblem hon ei ddileu, gall cynhadledd fideo Tenveo ei gwneud yn digwydd. Mae rhwyddineb defnyddio meddalwedd fideo-gynadledda Zoom yn golygu bod y trosglwyddiad o un siaradwr i'r nesaf bron yn ddi-dor.

4. Ewch y tu hwnt i'r parthau amser

Gwnewch hi'n hawdd i'r cyfranogwyr ymuno â'r cyfarfod o ba leoliad y maen nhw ar hyn o bryd. Gyda gweithwyr sy'n teithio, gan weithio o leoliadau anghysbell, a chael lleoliadau swyddfa mewn sawl dinasoedd, mae'r angen i allu ymuno â chyfarfod yn hawdd o lawer o leoliadau yn bwysig er mwyn i'r cyfranogwyr allu nid yn unig yn mynychu'r cyfarfod ond hefyd yn ymgysylltu â chyfranogwyr eraill. Mae llawer o lwyfannau ar gael ar fathau penodol o ddyfeisiau yn unig. Gellir defnyddio platfform cyfarfodydd Tenveo ar gyfrifiadur Ffenestr neu Mac, yn ogystal â dyfais symudol Android neu Apple ar yr un pryd, heb orfod poeni am faterion rhyngwynebu rhwng y gwahanol ddyfeisiau. O ganlyniad, gall cyfranogwyr gymryd rhan wrth wthio botwm o ba leoliad y maen nhw ynddo, o amrywiaeth fwy o ddyfeisiau na gwasanaethau eraill.

5. Os bydd y cyfranogwyr yn cyfrannu at y drafodaeth

Sicrhewch fod eich cyfranogwyr yn cael y cyfle i roi adborth, gofyn cwestiynau, a chyfrannu at y drafodaeth. Mae cynhadledd fideo yn ei gwneud hi'n haws gweld y cyfranogwyr a chymryd golwg gweledol oddi wrth ei gilydd, felly mae'r sgwrs yn teimlo'n fwy naturiol na galwad cynhadledd traddodiadol. Mae rhai offer cyfarfodydd fideo yn caniatáu i gyfranogwyr ddefnyddio rhannu sgriniau ond efallai eu bod yn gyfyngedig yn yr offerynnau eraill y mae'n eu cynnig. Yn ogystal â rhannu sgrin, mae cyfarfodydd Tenveo yn caniatáu i gyfranogwyr gymryd rhan mewn sgwrsio â'i gilydd, gwneud anodiadau gan ddefnyddio nodwedd bwrdd gwyn, rhannu ffeiliau, postio cwestiynau i'r cyflwynydd, a hyd yn oed achub y cyfarfod ar gyfer cyfeirio yn y dyfodol. O ganlyniad, gall y cyfranogwyr gymryd rhan yn y cyfarfod gan ddefnyddio nifer o offer cydweithredu ar-lein na fyddai ganddynt fynediad iddynt wrth ddefnyddio platfformau eraill.

Drwy ddefnyddio'r pum awgrym yma i annog eich cyfranogwyr yn y cyfarfod i gymryd rhan yn eich cyfarfod nesaf, gall helpu i sicrhau bod eich cyfarfod yn llwyddiant. Pan fydd cyfranogwyr yn cymryd rhan, maen nhw'n teimlo bod eu llais yn bwysig yn y broses o wneud penderfyniadau, ac yn cymryd rhan bersonol yn y gwaith sy'n cael ei gynnal. Maent yn teimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi ac maent yn fwy tebygol o roi eu troed gorau ymlaen. Pan fydd mwy o bobl yn cymryd rhan yn y broses gyfarfod, gallant gyfrannu syniadau newydd a chynnig safbwyntiau gwahanol na fyddent wedi'u hystyried yn y gorffennol. Pan fydd y tîm yn gweithio gyda'i gilydd, gellir mynd i'r afael â phroblemau'n well, a gall rhai materion gael sylw cyn iddynt erioed godi hyd yn oed.