Trefnu cynhadledd? Dyma rai awgrymiadau i ymateb i'r her
Jun 08, 2017
Gall trefnu cynhadledd ymchwil fod yn eithaf yr her. Efallai y bydd rhai hyd yn oed yn eich cynghori i beidio â gwneud hynny. Ond mae hefyd yn gyfle gwych ac yn brofiad gwerth chweil.
Nid oes gan llunio digwyddiad llwyddiannus i fod yn frwydr i fyny'r bryn. Rydych yn unig i gofio tair rheol euraid: cynllunio ymlaen llaw, o amgylch eich hun gyda thîm gwych, ac yn gwybod pam eich bod yn gwneud hynny!
Dyma rai awgrymiadau i'ch helpu yn yr antur.
1. Methu â chynllun yn cynllunio i fethu
Peidiwch â rhuthro i mewn i'r logisteg. Cyn i chi ddechrau archebu y lleoliad ac yn galw arlwywyr, mae angen i chi gymryd peth amser i baratoi ar gyfer eich cynhadledd.
Bydd hyn yn arbed llawer o straen i chi ac atal annisgwyl funud olaf.
Llun beth rydych am i'ch cynhadledd i edrych fel. Pwy fydd yn bresennol? Pa fath o ddigwyddiad bydd yn cael ei? Pa fath o brofiad ydych chi eisiau ei gynnig i'r cynadleddwyr?
Yna mynd i mewn i fanylion penodol. Faint o fynychwyr fydd yna? Faint o gyflwyniadau byddwch yn derbyn? Sawl diwrnod y bydd yn para?
Os gallwch, yn cysylltu â threfnwyr blaenorol i gasglu gwybodaeth oddi wrth y blynyddoedd blaenorol. Bydd yn eich helpu i sefydlu cyllideb realistig.
A chofiwch ei bod yn amhosibl rhagweld pob peth bach. Bydd bob amser rhai materion nad oeddech yn disgwyl ac mae hynny'n iawn. Dim ond gynllunio ar gyfer hyn hefyd.
2. Mae cryfder mewn niferoedd
O'r rhaglen i logisteg, cyllid a marchnata, trefnu cynhadledd yn cynnwys agweddau lluosog y mae pob gofyn am arbenigedd. Bydd Amgylch eich hun gyda thîm da yn eich helpu i wneud y gwahanol dasgau yn fwy effeithlon heb gael eu llethu. Bydd hefyd yn eich galluogi i ganolbwyntio ar y prif nodau: cynnwys gwych, siaradwyr da, a oedd yn bresennol yn cymryd rhan.
Dewiswch eich tîm yn ofalus. Chwiliwch am chwaraewyr tîm brwdfrydig, trefnus ac yn ei yrru ef pwyllgor trefnu Ni ddylai cael gormod o aelodau, i gadw gwneud penderfyniadau a chydlynu llyfn. Jonathan Khan yn canfod tri yn rhif da. Mae'r cyfan yn dibynnu ar faint eich cynhadledd a faint o amser sydd gennych ar eich dwylo.
Dysgwch sut i ddirprwyo. Gallwch aseinio pwyllgorau i nifer o feysydd cyfrifoldeb: logisteg (lleoliad, llety, A / V, arlwyo, cludiant), rhaglen technegol, siaradwyr cyweirnod, cyllid a noddwyr, cofrestru, marchnata (cyfathrebu, cysylltiadau cyhoeddus, gwefan, cyfryngau cymdeithasol ...). Ar ben y trefnwyr craidd, gallwch gofrestru gwirfoddolwyr i helpu ar ddiwrnod y gynhadledd neu gyda thasgau llai. Bydd myfyrwyr yn aml yn ei weld fel cyfle da ac yn hapus o gymorth.
Os oes gennych y gyllideb, ystyried llogi PCO neu swyddfa cynhadledd. Nid yw bod yn, rheoli digwyddiadau academaidd o reidrwydd eich forte. Mae'r gweithwyr proffesiynol yn arbenigwyr ar drefnu cynadleddau academaidd. Byddant yn darparu cymorth mwyaf gwerthfawr yn enwedig gyda'r ochr logistaidd o bethau.
Technoleg 3. Embrace
Mae cymaint o ffyrdd y gallwch trosoledd grym dechnoleg.
Yn gyntaf oll, yn defnyddio system rheoli haniaethol i gasglu, adolygu gan gymheiriaid a derbyn cyflwyniadau ac i reoli eich rhaglen. Ydym, yr ydym yn rhagfarnllyd, ond ni allwn bwysleisio digon faint o amser y bydd yn arbed chi!
Yn ystod y gynhadledd, gwnewch yn siŵr bod yr holl ystafelloedd yn cael y Mae offer digonol / V ac ei fod yn gweithio! A chofiwch, mae hyn yn yr 21ain ganrif! 'N bert lawer pawb yn cario gliniadur, smartphone neu dabled a bydd yn awyddus i gael mynediad at y rhyngrwyd. Gall Wifi fod yn fater o bwys mewn cynadleddau. Gwnewch yn siŵr eich bod yn gwirio ymlaen llaw gyda'r lleoliad y byddant yn darparu WiFi gyda digon o led band.
Gallwch hefyd wneud defnydd o apps symudol i wella profiad cynrychiolwyr '. Mae llawer o apps i maes 'na, er mwyn helpu rhwydwaith bresennol, navigate y gynhadledd, yn creu eu hamserlen eu hunain, ac yn y blaen
4. Dewiswch eich siaradwyr yn ofalus
Dod o hyd i'r prif siaradwr cywir yn hanfodol, ond gall fod yn anodd. Bydd prif siaradwr da yn denu cynrychiolwyr a gosod y naws ar gyfer eich cynhadledd ymchwil.
Meddyliwch am yr hyn y fath o siaradwyr a chyflwyniadau ydych ei eisiau. Anelwch at amrywiaeth. Gwahoddwch ddau ymchwilwyr adnabyddus ac ymchwilwyr iau, ac yn ceisio cael cydbwysedd da rhwng y rhywiau.
Sicrhewch fod gennych gynllun B rhag ofn eich siaradwyr ganslo!
5. Cadwch eu postio
Mae angen i chi i crefft cynllun cyfathrebu effeithlon. Gweithredu strategaeth ar pa gynnwys yr ydych yn mynd i rannu, pryd ac i bwy. Ar eich gwefan, cyhoeddi cyfweliadau, swyddi blog, lluniau, rhaglenni, cyhoeddiadau siaradwr ... diweddaru eich cynnwys yn rheolaidd i adeiladu rhai cyffro.
Cadwch mewn cysylltiad â'ch cynrychiolwyr a'ch siaradwyr. Gallwch ddefnyddio offer fel Mailchimp i anfon negeseuon e-bost màs at eich cynrychiolwyr. Gwnewch yn siŵr eu bod yn cael yr holl fanylion angenrheidiol a chyfarwyddiadau am eich cynhadledd: cyfeiriad lleoliad, dyddiadau, canllawiau, manylion cyswllt, advices ...
Mae cyfathrebu da yn bwysig hefyd yn ystod y gynhadledd. Ychwanegu arwyddion i bwyntio mynychwyr tuag at y ystafelloedd cyflwyniad, y tabl cofrestru, ardaloedd cinio neu y restrooms. Gwneud rhai cyhoeddiadau yn ystod y dydd i roi gwybod i gynrychiolwyr o'r ddatblygol am y digwyddiad ac mae ganddynt wirfoddolwyr ac aelodau o staff ar gael i ateb cwestiynau ac arwain cynadleddwyr. A pheidiwch ag anghofio dweud diolch! Anfonwch e-bost at gynrychiolwyr a nodyn ysgrifenedig i'r siaradwyr, aelodau'r pwyllgor a gwirfoddolwyr i ddiolch iddynt am eu cyfraniad.
6. Hwyluso rhwydweithio Rhwydweithio yn un o'r prif resymau pam y mae ymchwilwyr yn mynychu eich cynhadledd. Eich gwaith chi yw eu helpu i gwrdd â phobl diddorol. Sut? Yn gyntaf oll, gwnewch yn siŵr eich neilltuo digon o amser ar gyfer cyfleoedd a thrafodaethau rhwydweithio. Peidiwch â gorlenwi eich rhaglen gyda chyflwyniadau - adeiladu digon o sesiynau grŵp a choffi i ganiatáu i gynrychiolwyr i anadlu a sgwrs. A dewis priodol a sefydlwyd ar gyfer yr ystafelloedd "cymdeithasol": rhaid i soffas a chadeiriau i bobl eistedd a sgwrsio. Trefnu digwyddiadau cymdeithasol megis partïon, coctels a chiniawau. Dylech hefyd ystyried rhedeg rhai arbrofion i hyrwyddo cyfranogiad megis y sefydliad o "unconferences" ac yn gwneud defnydd o apps symudol oer er mwyn annog rhwydweithio. Casgliad Trefnu cynhadledd academaidd yn cynnwys llu o dasgau, y rhan fwyaf ohonynt yn cael unrhyw beth i'w wneud â'r byd academaidd. Bydd angen i chi fod yn drefnus i gadw i fyny gyda phob un ohonynt. Os ydych yn trefnu cynhadledd am y tro cyntaf, yn ceisio cyngor gan drefnwyr neu weithwyr proffesiynol yn y gorffennol Cyn belled ag y ydych yn llwyddo i gael eich hwyaid yn y rhes ac yn cadw ein cynghorion mewn cof, byddwch yn ar y trywydd iawn ar gyfer digwyddiad llwyddiannus!
Gweler mwy yn: http: //www.tenveo-video-conference.com/
Os ydych chi am gamera fideo-gynadledda a meicroffon omnidirectional, gallwch gysylltu â Tenveo rheolwr gwerthiant Rachel, hi a roddwch atebion a gostyngiadau i chi.
Ffôn: 8613657740706
Whatsapp: 008613657740706
E-bost: sales01@tenveo.com
Skype: Rachel Liang
QQ: 451810239
Wechat: 13657740706
